Vad ska jag delegera? Och hur?

Många drömmer om en assistent, men när de får möjligheten så låser det sig och man har svårt att lämna över arbetsuppgifter. Man är helt enkelt så van vid att göra dem själv och ha 100% kontroll så det känns lite obekvämt.

Räkna med att du och din assistent behöver en inkörsperiod tillsammans innan ert samarbete är riktigt effektivt och lönsamt. Här är några tips på hur ni tar er igenom.

Kickstarta

I början kan det kännas konstigt att lägga över uppgifter man själv brukar utföra på någon annan. För att komma över det första steget: Hitta en icebreaker.

Börja med en uppgift som inte har en så tajt deadline, eller som inte ens är helt nödvändig. Kanske testa med något mer privat? Som att be din assistent att boka konsertbiljetter och ringa upp din fru/man/kompis för att synka lämplig dag och tid.

Hitta arbetsuppgifter

Det gäller också att förstå vad man kan delegera. Börja med att inventera din egen att-göra-lista och se vilka uppgifter som någon annan skulle kunna utföra. Gå också igenom sådant på listan som du redan gjort.

Vilka av de sakerna hade du kunnat lägga över på någon annan?

Gå sedan igenom det som du inte skriver upp – självklara rutiner, som att gå igenom mailen. Kanske du kan låta din assistent gå igenom mailkorgen och sedan ge dig en brief?

Ytterligare en metod för att hitta rätt arbetsuppgifter är att skriva ned, timme för timme, vad du gör under en dag. Utifrån listan tänker du sedan igenom vad du hade kunnat ta hjälp med. Glöm inte heller att en assistents uppgift inte bara är att göra saker, utan också att undersöka vad som behöver göras.

Det kan till exempel handla om att gå igenom ditt företags hemsida och se vad som behöver uppdateras och sedan ta fram den informationen som kanske saknas.

Våga släppa taget

Det finns mycket som en assistent kan göra, men du måste ge assistenten mandat att genomföra uppgifterna och våga ge assistenten förtroende att ta sig an dem.

Det här kan göras över tid, men oavsett hur snabbt förtroendet byggs upp så krävs det mod från din sida – ju mer du vågar släppa desto snabbare går det för assistenten att bevisa att hen är att lita på.

Här är ett konkret exempel:

Du har hållit en kurs och ber din assistent att maila ut dokumentation till deltagarna och skriva några treviga rader – i ditt namn. Läskigt? Be i sådana fall om att få se utkastet först.

Se upp för att bara släppa taget utåt sett och kontrollera det din assistent gör i smyg. Om du lägger lika mycket tid på att kontrollera din assistent som du hade gjort på att utföra arbetsuppgiften själv, har du inget vunnit.